Kaikki mukaan strategian tekoon – Osallistaminen aidosti yhdessä!
Tänään puhun siitä, miten kaikki saadaan mukaan strategian tekoon. Vanhassa maailmassa on oikeastaan ollut mahdotonta pyytää kaikkia mukaan, koska se on ollut aivan liian kallista, aivan liian hidasta ja aivan liian paljon aikaa ottavaa. Nyt osallistaminen strategiatyöhön on mahdollista, kiitos taas tekniikan.
Viime kerralla esittelin strategian menestysmatkan, eli miten laitetaan strategia tulille.
Minulle itselleni on ollut paljon apua tästä mallista, se hahmotti strategian päivittämisen uudella tavalla.
Strategian ei pidä olla vuosisykli, siinä on kolme luuppia, jotka pyörivät koko ajan. Meillä on tekeminen arjessa, joka pyörii joka yrityksessä. Mutta, meidän pitää myös johtaa strategiaa. Se ei ole pelkästään johtaja kun johtaa, kaikki johtavat itseään myös tässä asiassa.
Sitten meillä on tämä strategian luomisvaihe, jota kutsumme tässä ‘Suuntaamme’-vaiheeksi. Täällä se strategia tehdään ja päätetään.Tätä usein kutsutaan strategiaprosessiksi, mutta toinen ja kolmas vaihe, eli implementointivaiheet, täytyvät myös olla mukana. Ei ole niin, että teemme strategian ja se on siinä, pitää myös implementoida.
Strategian vaiheet
Teemme
Aloitetaan tästä kolmosvaiheesta. Tässä me nimenomaan autamme asiakkaita, me viemme asiakkaan matkalle – puhutaan termillä Customer Journey. Pitää uusia omia työtapojaan, jotta voimme paremmin auttaa ja reagoida asiakkaan tarpeisiin. Tietyt työtavat kertakaikkiaan vanhenevat, koska teknologia auttaa tekemään työn tehokkaammin. Meidän kannattaa hyödyntää teknologiaa.
Johdamme
Kakkosvaiheen pitää pyöriä viikkovauhdilla, kun taas kolmas vaihe pyöri päivävauhdilla.
Meidän pitää priorisoida työtämme jatkuvasti, ja se pitää tehdä myös strategia huomioiden. Tämä on todella suuri ja vaikea taito loppujen lopuksi. Jos yrittää tehdä liikaa, niin kaikki asiat myöhästyvät: pyydetään lisää resursseja, ja resurssien lisää pyytäminen on usein merkki siitä, ettei olla osattu johtaa.
On koulukunta, jonka mukaan kaikki ongelmat ovat johtamisen ongelmia. Kaikilla ihmisillä on kädet täynnä töitä. Huono on se johtaja, joka ei täytä ihmistensä päivää. Kyllähän meidän täytyy laittaa kaikki ihmiset tekemään niin paljon työtä kuin vain voivat, mutta jos ei ehdi tekemään tärkeintä asiaa, se on huono juttu.
Resursoinnin taito tarkoittaa, että meidän pitää ohjata, seurata ja johtaa itseämme. Alituisesti pitää priorisoida tekemistä.
Suuntaamme
Suuntaamisvaihe on se missä strategia luodaan. Strategia on loppujen lopuksi sektori, ja sen sisällä me ikään kuin seilaamme joka päivä, riippuen siitä mistä tuuli tuulee. Suuntamisvaihe pitää pyöriä kvartaalinopeudella.
Tänään kerron teille siitä, että voimme kutsua kaikki mukaan! Kaikkien osallistaminen strategiatyöhön onnistuu teknologian avulla. Miksi näin?
Siksi, että silloin implementointi tapahtuu kuin itsestään. Ei ole enää jalkauttamista, ei ole pääkoppia ja jalkoja, vaan ihmisiä, jotka miettivät ja sopivat, miten tästä edetään.
Tässä vaiheessa he haastavat itseään, tekevät suuria valintoja ja kiteyttävät kaiken yhdelle strategiasivulle.
Minulla on nyt esimerkiksi prosessi käynnissä, jonka ensimmäisessä workshopissa sain 3129 kirjallista suuntaamisohjetta henkilöstöltä. 3129! Siis aivan mieletön määrä.
Ne näkemykset pitää vetää yhteen, priorisoida ja kiteyttää.
Oma määritelmäni strategialle on yksinkertaisesti: “Miten me etenemme tulevaisuuteen?”
Tämä on ideaalikuva: On hallitus ja johtoryhmä. Ainahan strategia muuttuu jotenkin, kun me sitä uusimme. Eihän siinä muuten ole mitään järkeä tehdä koko työtä, jos me jatkamme työtä samalla tavalla. Ideaalimaailmassa ihmiset tottelevat ja lähtevät heti samaan suuntaan.
Todellisuus on kuitenkin usein se, etteivät he menekään samaan suuntaan, vaan
jatkavat inertialla samaan tapaan.
Täällä hallitus ja johtoryhmä “workshoppaavat” paljon ja ovat innostuneita, kun vihdoin se vaikea työ on valmis. Sitten pidetään se suuri kokous, ja kerrotaan näille ihmisille, että mikä se strategia on ja he ovat todella kiinnostuneita siitä. Eivät he ilkeyttään jatka suoraan, mutta he eivät jollain tavalla ymmärrä mitä tuo ylätason ajatus tarkoittaa meidän työlle. Jos ei olisi ylätason ajatuksia ja jos ei menisi ylös korkealle ja katsoisi sitä maastoa, niin ei näkisi miten homma toimii. Mutta tähän väliin jää helposti gäppi, ja meidän on nyt ikään kuin suljettava se gäppi.
Helikopteritaso
Kun Kuwaitin viiden päivän sodan aikana kenraali Schwartzkopf johti yhdistyneitä joukkoja, hän piti lehdistötilaisuuden joka päivä. Hän sanoi, että jos olet hiekkadyyneillä ja näet siellä vihollisen, pystyt helpostikin tekemään hyviä konkreettisia päätöksiä. Mutta, kun menet ylös helikopteritasolle, silloin todella näet mitä pitää tehdä. Sieltä ylhäältä voi nopeastikin tehdä päätöksiä. Kun näkee, että 50 tankkia lähestyy, niin siinä tilanteessa tietää heti mitä pitää tehdä, tankkien alle ei kannata jäädä.
Molempia tarvitaan: Pää pilvissä, mutta todella pitkät jalat. Pitää osata ajatella myös ylätasoa ja sitten pitää olla pitkät jalat, se on ollut mottoni kauan. Ajattele ylätason isoja asioita, mihin liiketoimintaan me todella keskitymme?
Ketterä strategia
Kun osallistaminen strategiatyöhön tapahtuu niin, että kaikki otetaan mukaan, strategiasta tuleekin ketterä. Omistajat määrittelevät sektorin, jossa toimitaan. Heillä on oikeus sanoa mihin he rahansa sijoittavat. He rekrytoivat muita mukaan edistämään bisnestään. Ihmiset suostuvat, koska asiakkaalle tarjottava tehtävä on niin hieno. Aurinko on symbolimme SUURELLE TEHTÄVÄLLE. Nyt jos otat ihmiset heti mukaan alusta alkaen, he ymmärtävät kaiken syvällisemmin. Strategiatyöhön osallistaminen on itse asiassa todella halpaa ja kustannustehokasta ottaa nettikokouksen avulla.
Jos teet strategian kabinetissa ja sitten myyt sitä ihmisille, heillä on suuria vaikeuksia tajuta mitä strategia merkitsee heille konkreettisesti. Ota heidät mukaan alusta alkaen! Nyt kerron, miten se tapahtuu.
Aidosti yhdessä
Tässä on periaatekuva, millä me olemme ajaneet jo monta vuotta. Minulla on 93. Strategiaprosessi meneillään ja me teemme juuri näin. Punaisella on merkitty kokoukset, joihin henkilöstö osallistuu.
Kickoff on vain tunnin kokous. Saimme satoja kommentteja kickoffissa, kun pyysimme kirjoittamaan
ja äänestämään digitaululle. On olemassa softia, joilla tämä onnistuu jopa puhelimella todella edullisesti.
Kysyimme porukalta: “Miten kasvamme nopeammin? Mitä tökkii?”
Heti kättelyssä saimme paljon vastauksia. Kickoffin jälkeen pidimme pienemmällä vapaaehtoisten porukalla työpajoja, jossa jalostimme tietoa lisää. Minulla on myös ollut projekteja, joissa koko porukka on ollut mukana työpajoissa. Silloin yritys on yleensä vähän pienempi, ehkä 50 henkilön yritys. Jos on tuhat henkeä, silloin ei työpajoihin voi ottaa kaikkia. Siksi pyydämme vapaaehtoisia kiinnostuneita: haluaisitko tulla tätä miettimään. Se että kysytään, on jo sinänsä aika upea juttu. He, joilla on palo, tulevat mukaan.
Ensimmäisten työpajojen jälkeen pidetään koko porukan välikokous: Puolivalmis strategia esitellään ja kysytään mitä henkilöstö he ovat mieltä. “Ollaanko nyt oikeaan suuntaan lähdössä?”
Ohhoh! Siis näytetään puolivalmis strategia. Ennenkuulumatonta!
Onhan tämä vanhassa maailmassa aika dramaattinen ajatus, että tuodaan puolivalmis strategia henkilöstölle. Monelle johtajalle voi tuntua nololta. Heikkoegoinen johtaja ei halua näyttää puolivalmista. Pitää olla viimeisteltyä ja hienoa, jotta hän mitään ei paljastuisi.
Uudessa maailmassa johtajan ego kestää ajatuksella “Minäkin olen ihminen ja minäkin voin tehdä virheitä. Näin olemme ajatelleet, auttakaa nyt miten voisimme tätä vielä parantaa”.
Digitaalinen ohjaustaulu
Jokaisessa tällaisessa kokouksessa meillä on digitaalinen kirjoitusalusta, johon laitetaan koko agenda ja kaikki tehtävät. Tämän etu on siinä, että kaikki voivat kirjoittaa samanaikaisesti taululle. Ei tarvitse näyttää PowerPointia ja sitten pyytää ihmisiä keskustelemaan. Silloin käy niin, että aina muutamat valtaavat air timen, sen auditiivisen keskusteluajan. Sitten on hiljaisia introvertteja, jotka eivät sano mitään ja kuitenkin yhden päässä voi olla aivan loistava ajatus! Kaikki muut voivat olla sitä mieltä, että keisarilla on hienot vaatteet, mutta se yksi hiljainen tyyppi sanookin: “Eihän tämä meidän juju ole ollenkaan hyvä.”
Kun laitetaan kaikki kirjoittamaan, niin introvertitkin saavat mahdollisuuden osallistua, ja kaikki tämä voi tapahtua samanaikaisesti. Kahdessa minuutissa voidaan saada satoja kommentteja. Ihan mieletön juttu! Sitten niillä kommenteilla mennään eteenpäin ja tehdään viimeistely. Strategiatyöhön osallistaminen ohjaustaulua käyttämällä on kettinkiä!
Kun tehdään todella isoja päätöksiä, esimerkiksi että joku toiminta lopetetaan, silloin päätös tehdään pienellä porukalla. Lopuksi viedään viittä vaille valmis strategia henkilöstölle. Kysytään, onko se nyt hyvä ja näkevätkö he siinä vielä jotain tviikattavaa. Sillä tavalla päästään eteenpäin asiassa – on aika fantastinen prosessi.
Meillä oli prosessi 50 hengen firman kanssa. Vedimme koko henkilöstön kanssa kolmessa viikossa koko prosessin! Toimitusjohtaja ei olisi millään kuvitellut, että se on mahdollista. Lisäksi prosessissa tehtiin sellaisia todella isoja valintoja, jotka eivät olleet johdolle selviä ennen prosessin alkamasta. Kuva tuli vain kirkkaaksi.
Tehdään aidosti yhdessä, kutsutaan kaikki mukaan. Silloin kokouksen pitää olla digitaalinen, ei onnistu muuten. Digikokouksessa kaikkien pitää olla omassa tilassaan. Ei saa olla niin, että osa on neukkarissa yhdessä. Ei, kaikki omiin huoneisiin. Sen takia, että jos he ovat neukkarissa, he keskustelevat keskenään, eivätkä median kautta. Se keskustelu jää dokumentoimatta. Emme voi myöskään jakaa heitä ketterästi ryhmiin. Omissa huoneissa pitää olla. Silloin homma rokkaa.
Yhteinen digiloikka
Tätä kirjoittaessa olen neljä vuotta tätä pitänyt täysin digitaalisia kokouksia. Hienoa on, että koronan myötä on tapahtunut yleinen yhteinen digiloikka. Mutta mutta. Kaikki eivät eivät suinkaan ole vielä nousseet optimitasolle.
Voi sanoa, että olemme kaikki jo käyneet nelosluokan: Ihmiset osaavat käyttää tietokoneita ja he ovat siinä mielessä tehneet henkilökohtaisen digiloikan. Korona pakotti heidät viidenteen luokkaan, jolloin digitaaliset kokoukset alkoivat. Katsottiin toisiamme videokameroilla. Viidennellä luokalla ei kuitenkaan tajuta sitä, että se ei ole pelkästään näytön jakamista ja muiden vuorottaista keskustelua.
Kuudennen luokan kamaa on se, että on digitaulu ja kaikki voivat kirjoittaa samanaikaisesti sille.
Se on iso tuottavuusloikka. Silloin tehdään kollektiivinen seuraava digiloikka. Suomessakin on alettu tätä ymmärtää. Hienoa että nyt se tapahtuu. Olemme jo neljä vuotta ennen koronaa tehneet töitä tällä tavalla. Kaikkien osallistaminen strategiatyöhön on avain menestykseen!
Laita strategia tulille!🔥
👉Jos haluat pysyä ajan tasalla uusimmista keisseistä ja ahaa-elämyksistä, liity Johdon VIP-listalle!
Markus Westerlund on Rdigon perustaja ja strategiakonsultti. Hän on 25 vuoden aikana fasilitoinut toistasataa strategiaprosessia, ensiksi asiakkuusstrategioita vuosina 1996-2007 Vectia Oy:n toimitusjohtajana ja vuodesta 2007 liiketoimintastrategioita Rdigossa. Corporate uransa hän on teki Nokian palveluksessa ensin tietoliikennepuolella ja sitten IT puolella Nokia/ICL Datassa. Markus on DI.
Rdigo on senioripartnerien strategia boutique. Erikoisuutena on laajasti osallistava strategiaprosessi tehokasta digifasilitointia hyödyntäen, nykyajatusten voimakas haastaminen, strategian yksinkertaistaminen ja ketterä strategian implementointi.
