Johtamisjärjestelmä Teamsiin

Tällä kertaa puhun siitä, miten johtamisjärjestelmä viedään Teamsiin ja luodaan tehokkuutta johtamiseen. Tämä on suosikkiaiheeni, ja nyt avaan sen myös sinulle.

Teamsin luonnollinen leviäminen.

Sen jälkeen, kun johto on tehnyt päätöksen, että Teams otetaan käyttöön, se käytännössä leviää luonnollisella tavalla organisaatioon. Ryhmiä on paljon ja ihmiset alkavat perustamaan omia tiimejään. Se on todella hienoa. Uskon nimenomaan siihen, että luonnollinen leviäminen on paras tapa.

Ihmiset luovat itselleen oman kotitiimin. Sen lisäksi luodaan projektitiimejä ja teematiimejä. Aika nopeasti kuitenkin voi tuntua siltä, että tiimejä on yhtäkkiä aika paljon. Olen laatinut neljä askelta kuvaten miten Teamsin käyttö usein leviää.

Strateginen Teamsin käyttö. Johtaminen Teamsissä.

Vaihe 1

Johto päättää ottaa Teamsin käyttöön. Kun ihmiset saavat vapaasti perustaa tiimejä, niitähän alkaa syntyä. Toisissa organisaatioissa päätetään, ettei tiimejä saa perustaa, vaan niitä pitää tehdä keskitetysti. Itse kuulun koulukuntaan, jossa ei uskota sen olevan paras tapa. Kyllä asiantuntijat tietävät, mihin kaikkeen tiimejä tarvitaan. Tiimin oma ryhmän sisällä jaetaan tiedostoja, ja se on todella helppoa. Chatti alkaa korvaamaan sähköposteja, jolloin sähköpostit vähenevät ja kommunikaatio siirtyy Teamsin keskustelukanaviin.

Vaihe 2 

Melkein samanaikaisesti aletaan käyttää Teamsin videkokouksia. Johdolle tämä on usein ensimmäinen steppi. Hienoa kun näkee toisen kasvot ja voi jakaa näytön toisille. 

Monelle ihmisille syntyy suuri ahaa ja he tekevät henkilökohtaisen suuren digiloikan. Yrityksen tapa tehdä töitä siirtyy seuraavalle askeleelle. 

Vaihe 3 

Vähän ajan kuluttua tiimejä on todella paljon ja syntyy tarvee priorisointiin. Käytän tässä sanaa patouttaminen. Teamsissä on aivan fantastinen patouttamisjärjestelmä! Pystyt valitsemaan ne keskustelut, jotka nostat tärkeimmiksi. Samalla voi priorisoida ryhmät, jossa olet mukana. Piilotat ne, joita haluat vain seurata kerraan viikossa tai harvemmin. Monelle aukeaa ajattelu, kun sanoo että kanavat oikeastaan vastaavat vanhoja kansioita. Tiedetään, mille asioille pitää olla omat tallennuspaikat, ja siitä syntyykin oma keskustelukanava., Näin keskustelusta tulee strukturoitu! Viestit eivät enää ole sekaisin sähköpostissa, vaan ne ovat strukturoidusti eri tiimeissä.

Sitten on vielä applikaatioiden integraatio. Annan esimerkin: Teamsiin pystyy yhdistämään kaikki Trello-taulut ja valtavan määrän käyttämiäsi applikaatioita suoraan keskusteluun. Tällä tavalla kaikki on samassa paikassa! 

Teams on siis ekosysteemi, ja se on Microsoftin suuri juttu. 

Vaihe 4

Tämä vaihe on suosikkini! Se on se, että siirrämme johtamisen Teamsin sisään. Olen antanut tälle nimen digitaalinen kaksonen. Jos sinulla on esine tai rakennus, voit tehdä siitä digitaalisen kaksosen, jota voi hyödyntää simulointiin. 

Tässä puhumme johtamisen digitaalisesta kaksosesta. Se tarkoittaa, että firman keskushermosto saa peilikuvan Teamsiin. Silloin saamme läpinäkyvyyttä, ja automaattisen raportoitumisen. Raportointi tarkoittaa, että lopettaa tekemisen ja ihminen kertoo mitä on tehnyt. Raportoituminen sen sijaan on sitä, että tiedonjako tapahtuu automaattisesti. 

Suosikkini on saada strategian implementointi digikaksoseen. Se, että saadaan strategian implementointi ja seuranta Teamsiin, on kova juttu! Siihen kuuluu tietenkin myös tavoitteiden asettaminen. Suosittelemme tavoiteasetantaan Trelloa Teamsin kautta. 

Käytännössä usein käy niin, että Teams lähtee leviämään organisaatiossa, mutta johto johtaa edelleen vanhalla tavalla. Nyt on suuri mahdollisuus se, että saadaan johto näkemään tämä valo, mihin kaikkeen Teamsiä voi käyttää.

Kova ydin - johtamisjärjestelmä.

Kaikkien firmojen kova ydin on taustalla oleva hierarkia. Siellä on esimies-alainen suhteita, jotka muodostavat hierarkiaan. Yrityksen ydin on ne säännölliset kokoukset, jotka syntyvät kun esimiehet johtavat ryhmiään. Jos me saamme tälle ytimelle digitaalisen kaksosen, se on kova juttu! Asiat helpottuvat, kokouksia lyhenevät ja niitä tarvitaan vähemmän, kun tieto raportoituu. Ei tarvitse ehkä osallistua kokoukseen, vaan voi lukea sen pääpointit Teamsistä.

Säännölliset kokoukset.

Kaikissa yrityksissä on säännöllisiä kokouksia. Niille määritellään tarkoitus, frekvenssi, kesto, osallistujat ja agenda, ja niiden peilikuva siirretään Teamsiin.

Esimerkki johtamisjärjestelmän kokouksista.

Tässä on yhden johtamisjärjestelmän kokoukset. Heillä on neljä corporate-tason kokousta. Tietyllä viikolla he katsovat miten liiketoiminta sujuu, mitä heidän asiakkaansa sanovat. Toisessa kokouksessa katsotaan numerot, heti kun ne ovat valmistuneet. Lisäksi on erikseen kokous, jossa katsotaan tukifunktioiden työtä, kulttuuria ja miten sisäiset prosessit toimivat. Johtoryhmä on siis jaettu kolmeen teemakokoukseen . Kerran kvartaalissa katselmoidaan, onko strategia hyvä, ja määritellään uudet tavoitteet seuraavalle kvartaalille. Lisäksi pidetään iso Corporate Online Forum. Teamsiin voi tällä hetkellä lisätä 250 henkilöä, joista 49 voi olla videoruudulla yhtä aikaa. Ja määrä nousee varmasti. 

Tällainen on uusi johtamisjärjestelmä. Jos tämä kaikki pidetään Teamsin ulkopuolella, niin kaikkia mahdollisuuksia ei olla vielä otettu käyttöön.

Kommunikointi kokousten välissä

Yllä olevassa kuvassa on johtoryhmän kokous ja seuraava on 4 viikon kuluttua. Näiden välissä ihmiset ovat oppineet chattaamaan keskenään ja liikenne on siirtynyt sähköpostista keskustelukanaviin. Mutta, minkälainen on kommunikointimalli kokousten välissä käytännössä? Eikö niin, että useimmiten puhutaan kaksistaan puhelimella, tai mailataan yhdelle ja vähän harvemmin ryhmälle.

Voit kommunikoida ryhmän kanssa kokousten välissä.

Mutta pitääkö odottaa seuraavaan kokoukseen jos tarvitaan päätös? Sehän on hirveän tehotonta. Jos ja kun voimme kommunikoida johtoryhmän kanssa välissä ryhmänä, voidaan ehkä päätös tehdä nopeasti. Keskustelu on siirtynyt Teamsin kanavaan.

Digitaalinen kaksonen.

Se tarkoittaa, että se hierarkia, mikä meillä on fyysisessä maailmassa, on saanut kuvan ja Teamsiin. On syntynyt digikaksonen! Kaikille kokouksille on oma kanava ja kokousaiheet, muistiinpanot, pöytäkirjat ja itse kokouskin löytyy kanavasta. Tämä on aidosti kova juttu! Harvassa yrityksessä johtamisen digikaksoseen on havahduttu tätä kirjoittaessa. Teams on, mutta johtamisen digikaksonen puuttuu. Tässä on suuri mahdollisuus nostaa yrityksen kulttuuri aivan toiselle tasolle.

Ei odottamista.

Silloin se myös tarkoittaa, että on vähemmän odottamista. Voimme tehdä päätöksiä matkan varrella koko ajan enemmän tai vähemmän reaaliajassa.

Ja asiakkaat kiittävät! He saavat nopeampaa palvelua, ja ihmiset voivat tehdä päätöksiä enemmän itseohjautuvasti. Pohjalla on luottamus siihen, että asiantuntija tietää. Jos sellaista ei kulttuurissa ole, niin ei tämäkään malli leviä. Jos pärjää vanhalla tavalla, niin siitä vaan! Mutta kun alkaa tuntua että tarvitaan voimistaa kilpailukykyä ja ketteryyttä, tässä kova ase.

Kaikki yhdessä paikassa. Tiedon voi palauttaa.

Kaikki kiittävät uudesta tavasta tehdä tehokkaammin. Johdolle selviää, miten yritystä voi johtaa vieläkin tehokkaammin. Kaikki asiat on yhdessä paikassa, ne kerääntyvät yhteen paikaan Teamsissä. Ilmoitukset voidaan patouttaa, se on aivan ihana asia!

Johtamisen neljäs porras on siis syntynyt! Aika moni on kolmannessa vaiheessa, jolloin tuntuu siltä että tiimejä on ihan liian paljon. Mutta, patouttaminen on ratkaisu ja suuri mahdollisuus!

Digitaalinen kaksonen johtamiseen

Tiivistys: Digikaksonen peliin! Tuo firman keskeinen johtaminen myös Teamsiin!

Ensi kertaan! 
Strategia tulille.

Rdigo

Copyright 2021 – Rdigo Oy

Kiinnostiko blogi?

Jos teema kiinnosti, niin voimme hyvin jutella hetken.  Tästä voit kätevästi varata ajan. Voin kertoa keisseistä.

Markus Westerlund