Strategiatyö sekä top-down että bottom-up
Voimme käyttää monenlaisia strategiaprosesseja. Tämä pian kertomani strategiatyö on voimakkaasti osallistava. Homma alkaa valmistautumisvaiheella. Se menee usein ohi 30 sekunnissa: Johtaja pohtii, ketkä otetaan mukaan strategiatyöhön ja kuinka monta kokousta pidetään, ja sen jälkeen valmisteluvaihe on ohi.Tässä vaiheessa voi tehdä asioita paljon paremmin, ja sen takia esittelen sinulle oman ylpeyteni, joka on hampurilaismalli.
Miten tehdään top-down ja bottom-down lähestymiset yhtä aikaa?
Strategiatyö yhdessä
Voidaan tulla rinnakkain sekä ylhäältä alas ja alhaalta ylös. Tästä muodostuu silloin hampurilainen ja keskellä on itse pihvi, eli lopputulema.
Sektorimalli
Johto voi hyvin alkaa määrittelyn ylhäältä, luoda pääjujun. Käytän usein sektorimallia. Johto määrittelee sektorin, jonka sisällä haluamme toimia. Sektorilla voi olla kulmakivet siellä viivojen päässä. Sen sisällä mietitään mitä haluamme tehdä, jotta saamme lisää kasvua, kannattavuutta, innostuneisuutta ja energianpurkausta.
Samalla heitetään pallo organisaatiolle, kysytään ihmisiltä heidän näkemyksiään. Jos johto ja hallitus on kovin perinteinen, saattaa helposti tulla ahdistus. He ajattelevat, että eiväthän nämä ihmiset hyvä ihme ymmärrä mitään muuta kuin operatiivisia tämänpäiväisiä asioita. Kyllähän johtajan pitää hoitaa tulevaisuusnäkymä. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, sillä siellä on monta ihmistä, jotka ymmärtää tulevaisuutta todella hyvin.
Aito osallisuus
Kuulkaa ihmiset: Tuo perinteinen tapa ei ole vain kauhea, vaan myös huono systeemi ja sen takia sillä ei saada hyvää toteutusta. Toteutus on todella nihkeä ja ihmiset eivät lähde matkalle mukaan. Johto joutuu myymään ajatusta ja käyttämään paljon aikaa, rahaa ja vaivaa, jotta saisi organisaation mukaan. Ei!!! Sen takia kannattaa siirtyä aitoon osallisuuteen.
Sana ”osallistaminen” on vähän hankala, koska sekin on mielestäni vieläkin manipulatiivinen sana. Kun osallistan sinut minun prosessiini, on omistajuus sinun kannaltasi muualla. ”Osallistuminen” on parempi sana, mutta millä tavalla saataisiin sellainen fiilis, että me olisimme aidosti osallisia, että se on meidän strategiamme? Silloin nimittäin tapahtuu se yksi juttu, ettei jalkautusta tarvita!
Saman tien, kun ymmärrät jotain, alat implementoimaan sitä heti. Ihmisen on mielestäni mahdotonta jättää implementoimatta sellaista ajatusta, jota hän itse pitää rautaisena. Sitä alkaa toteuttamaan välittömästi.
Tällaisessa maailmassa, jossa mennään sekä ylhäältä alas että alhaalta ylös, ei ole jalkautusta. Se tapahtui jo. Siinä lähdetään valtavalla innolla tekemään asioita! Meidän täytyy päästä tähän maailmaan. Syy on ihan suoraan liiketaloudellinen, koska aito osallisuus -malli tuottaa paljon enemmän tulosta ja omistaja-arvoa kuin ylhäältä alas -malli. Se on aivan eri tasolla. Kaikki voittavat: asiakkaat, henkilöstö, omistajat, valtio…
Tykkään sanoa, että mikään ei ole niin suuri voima kuin satahenkinen joukko menossa samaan suuntaan. Siitä syntyy aivan valtava voima sen sijaan, että he lähtisivät kaikki eri suuntiin harottamaan ja tekisivät kaikki omaa juttuaan. Pitää siis ottaa hampurilaismalli mukaan ja tehdä sekä ylhäältä-alas, että alhaalta-ylös ja saada siihen keskelle toiminnan pihvi.
Strategian luonti osallistamalla
Nyt katsotaan, miten tämä homma tehdään. Olen visualisoinut hampurilaismallin, jossa edetään iteratiivisesti kierroksittain:
Kierros 1 on se, kun johtajat antavat raamit, sektorin. Hallitus miettii puitteet ja strategiset avainkysymykset, joihin he haluavat vastauksen organisaatiolta. Sitten pallo heitetään toisen kierrokselle. Kysytään: “Mitä olette mieltä, tässä ovat keskeiset kysymykset ja raamit missä haluamme pysyä?”
Kierros 2. Omistajalla on oikeus määritellä mihin hän rahansa riskeeraa, eli siitä syntyy puitteet. Sitten porukat alkavat miettiä. Siitä syntyy valtava määrä kommentteja. Yksi haaste tässä vaiheessa on nimenomaan se, miten keräät kommentit ja miten saat ne jalostettua. Pitää löytää itse pihvi. Onneksi teknologia on tuonut tähän todella tehokkaita menetelmiä. Digitekniikalla pystyt keräämään näkemykset tehokkaasti ja sitten jalostaa niitä eteenpäin. Isossa organisaatiossa kierrokseen menee viikko tai kaksi, ja sen jälkeen siirrytään kierros kolmanteen vaiheeseen eli “pihvitasolle”.
Kierros 3. Nyt yhdistetään ajatukset. Mikä on se meidän fokus? Syntyy suuri määrä tavoitteita ja ne kombinoidaan fokusalueeksi. Saattaa olla, että yhteisen strategiamatkan alkupäässä on jo määritelty isot fokusalueet. Tai sitten voi olla niin, ettei silloin vielä osattu sanoa. Annettiin pallo porukalle ja kysyttiin: “Mihin teidän mielestä meidän pitäisi fokusoida?” On aivan käsittämättömän hienoa, kuinka laadukkaita vastauksia tuolle kysymykselle saadaan.
Kierros 4. Nyt pallo palautuu yläkertaan. Mietitään, onko ehdotettu pihvi hyvä vai ei? Väitän, että jos alkuvaiheessa on kiteytetty suuria läpimurtoideoita, niin ne ajatukset yleensä muuttuvat loppuvaiheessa. Matkalla on viisastuttu niin paljon, kun ajatukset ovat iteroituneet Eli mielestäni kiveen hakattu strategia on kuollut. Enää ei tehdä kolmen-viiden vuoden strategioita, vaan tulee edetä ketterällä ajattelulla.
Hampurilaismalli on valmis!
Strategiakausi
Oikeastaan käsite strategiakausi on sekin vanhan maailman juttu, koska kukaan ihminen ei pysty suunnittelemaan tai ennakoimaan sitä tulevaisuutta. On pelkästään näkemyksiä ja arvauksia. Menneisyyden avulla voidaan mitata tilastoja ja kysyä itseltä, kiihtyvätkö luvut vai hidastuvatko ne? Yllätyksiä kuitenkin tulee. Mustia joutsenia vain ilmestyy. Siksi parempi tapa on, että päivitetään strategiaa enemmän tai vähemmän jatkuvasti, tai käytännössä ehkä 3-6 kuukauden välein. Ei se tarkoita sitä, että isot asiat muuttuvat koko aika, mutta jotkut hankkeet valmistuvat, jotain aluetta reivataan vähän. Siksi kannattaa katselmoida tilannetta kvartaaleittain.
Iteratiivinen strategiatyö!
Koko pointti on, että tämä strategiatyö on iteratiivinen prosessi. Strategia valmistuu versio versiolta, ja se kiteytetään miljardiyrityksessäkin yhdelle sivulle ihan samoin kuin mikroyrityksessä.
Jos mikroyrityksessä on muutama ihminen, sillekin on hyödyksi miettiä mitkä ovat ne valinnat, jotka vievät eteenpäin. Mikroyrityksessä se tapahtuu varsin intuitiivisesti korvien välissä, kun taas
suuremmassa yrityksessä mennään näiden iteraatiokierroksien kautta.
Kaikille on yhteistä se, että saadaan yhden sivun kartta. Kun sen saat aikaan, olet myös tehnyt valinnat. Kutsun sivua “Strategy Onepageriksi”. Sen kun jalostat, niin ihmeitä tapahtuu. Varsinkin kun porukka on ollut mukana sitä rakentamassa alusta alkaen. Siitä syntyy imu tekemiseen. Se on aivan toista luokkaa kuin se, että ylhäältä työnnetään käärmettä pyssyyn. Vanha on hitaampi tapa: Tienaat vähemmän, ihmiset ovat vähemmän onnellisia, energia purkautuu vähemmän, et menesty.
Tässä oli tämänkertainen tarina siitä, miten strategia laitetaan tulille. Pointti oli nyt se, että ennen kuin strategiatyö alkaa, siinä valmistautumisvaiheessa tehdään ensimmäiset päätökset: Ketkä otetaan mukaan, kuinka monta kokousta pidetään ja kalenterointi. Siinä jo ratkaistaan koko juttu ensimmäisten 30 sekunnin aikana.
Voit tehdä prosessin paremmin tai huonommin. Nyt suosittelen sinulle, että ota tuo hampurilaismalli käyttöön. Tehkää strategiatyö top-down ja bottom-up samanaikaisesti. Silloin löydätte siihen keskelle sen hienon pihvin!
Laita strategia tulille! 🔥
👉Jos haluat pysyä ajan tasalla uusimmista keisseistä ja ahaa-elämyksistä, liity Johdon VIP-listalle!
Markus Westerlund on Rdigon perustaja ja strategiakonsultti. Hän on 25 vuoden aikana fasilitoinut toistasataa strategiaprosessia, ensiksi asiakkuusstrategioita vuosina 1996-2007 Vectia Oy:n toimitusjohtajana ja vuodesta 2007 liiketoimintastrategioita Rdigossa. Corporate uransa hän teki Nokian palveluksessa ensin tietoliikennepuolella ja sitten IT puolella Nokia/ICL Datassa. Markus on DI.
Rdigo on senioripartnerien strategia boutique. Erikoisuutena on laajasti osallistava strategiaprosessi tehokasta digifasilitointia hyödyntäen, nykyajatusten voimakas haastaminen, strategian yksinkertaistaminen ja ketterä strategian implementointi.
