Keissi: Innostava esimiesten strategiakokous

Minulla oli aivan mahtava keissi esimiesten kvartaalikokouksesta. Se oli uudenlaista ja innostavaa!

Tämä kokous oli jollain tavalla erilainen. Tähän syntyi sellainen dynamiikka 47 esimiehen kanssa, jota en ole ennen kokenut. Otimme riskin ja pidimme kaikki kahden minuutin esityksinä! Vain kaksi minuuttia, voitko kuvitella?! Tehtiin myös jopa 5 ryhmätyötä! Kolmen tunnin kokous, kaksi 5 min taukoa noin tunnin välein, viisi ryhmätyötä ja melkein 20 esitystä!

Ensinnäkin, kysymys oli strategian kvartaalipäivityksestä. Tämä yrityksen strategiaprosessi on kehittynyt ketteräksi. Noin kolmen-viiden vuoden välein tehdään iso strategiaprosessi, jossa jokainen kivi käännetään. Sen jälkeen strategiaa päivitetään joustavasti kvartaaleittain. Tavoitteita ja niiden osatavoitteita päivitetään sitä mukaan kuin tilanne muuttuu. Johtajat valmistelevat seuraavan kvartaalin tavoitteet oman porukkansa kanssa, ja nyt pidettiin esimieskunnan kvartaalitsekki, jossa eri yksiköiden seuraavat tavoitteet kerrottiin ja niistä keskusteltiin. Tämä oli aivan erilainen yhteenvetokokous, ja hyvin osallistava sellainen. 

Strategian päivitys
Toimitusjohtaja toivotti kaikki tervetulleeksi ja kertoi päivän tavoitteesta. Käytössä oli yhden sivun strategia, eli Strategy 1Pager. Siihen oli tullut muutamia pienempi muutos. Uutta oli muotoiltu parin lauseen hissipuhe – todella ylätason strategiakiteytys, joka kiteyttää strategian vain muutamaan pointtiin. Sellaistakin tarvitaan. Kun joku kysyy mikä yrityksesi strategia on, siihen täytyy osata vastata! 

By-the-way, kannattava kasvu tai vain kasvu eivät ole strategioita, ne ovat strategiatyyppejä. Kun halutaan kannattavaa kasvua, niin strategia on MITEN se kasvu saadaan aikaiseksi. 

Toimitusjohtaja puhui alussa noin vartin verran. Upeaa oli se, että ihmiset saivat kommentoida esitettyä hissipuhetta ryhmissä. Ryhmätyö kesti vain viisi minuuttia. Muutama viritysehdotus tuli, mutta pääasiassa kommentit olivat niin innokkaita ja kirkkaita!

Markkinatilanne
Seuraavassa vaiheessa oli kolmen Business Unit-vetäjän esitykset. 

Olin sanonut näille kavereille, että heillä on kaksi minuuttia aikaa kertoa mitä markkinoilla tapahtuu. Eihän sellaista hyvä luoja olla koskaan tehty! Niin ne kaverit vaan lähtivät tekemään! Heille oli valmistettu yksi slaidi, suunnilleen samanlainen kuin yllä oleva kuva. Sitä mukaan kun muut puhuivat, tein muistiinpanoja slaidin alle. Minulla oli koko ajan sekuntikello käynnissä, ja huomautin aina kun oli 15 sekuntia aikaa jäljellä. Kaverit puhuivat muutaman sekunnin yli, mutta tämä toimi todella hyvin, ihan fantsua! 

Seuraava BU-vetäjä piti oman puheensa. Samoin kolmas vetäjä piti puheensa, ja yhtäkkiä kuudessa minuutissa olimme kuulleet ytimen koko markkinatilanteesta! Nämä kolme kaveria ovat äärimmäisen hyviä esitelmöitsijöitä – oli suuri ilo kuulla heitä. 

Mutta sitten annettiin ihmisten puhua, puhua kolmen hengen ryhmissä satunnaisjaolla. Ryhmissä oli eri kansallisuuksia. Hyvin lyhyt ryhmätyö, 5 minuuttia…

Mentiin yhmätyöhuoneisiin. Kysymys oli, mikä markkinatilanteessa innosti. Ei puhuta aina vain siitä, että markkinatilanne on uhka. Kukin kirjoitti digiseinälle kommentit, esim.

There is a clear movement happening in the market! Trend is your friend!

The customers are there and the demand

Being one of first movers is always inspiring. Many interesting opportunities.

We are right there where the growth is! That is motivating.

Our offer is right and reflecting the customer’s demand of more sustainable products.

Saimme jokaiselta ryhmältä kommentin, yhteensä 15 kappaletta! Purimme asian poimimalla kommenttien seasta muutaman, joista sitten keskusteltiin isossa ryhmässä. On niin kätevää, että nappia painamalla ihmiset saadaan ryhmätyöhuoneisiin, ja nappia painamalla ryhmätyöhuoneista ulos. Käytimme tähän Microsoft Teamsiä.

Kvartaalitavoitteet
Seuraava harjoitus oli kvartaalitavoitteiden esittely. Liiketoimintavetäjät saivat jälleen kaksi minuuttia aikaa kertoa heidän kvartaalitavoitteistaan. Minulla oli kuva, jossa näkyi sekä strategiset tavoitteet, vuositavoitteet, edellisen kvartaalin tulokset, ja nyt esiteltiin seuraavan kvartaalin tavoitteet.
Kaverit tekivät työtä käskettyä! 

Sen jälkeen tulivat muut yksiköt: markkinointi, HR, kommunikointi, finanssi ja lakimies ja muutama muu pitivät esityksensä. 12 esitystä kaksi minuuttia kerrallaan! Mietin etukäteen, että mitähän tästä tulee.
Mutta aivan hurja juttu siitä syntyi! Toimi kuin junan vessa. 

Koko esimieskunta näki nyt myös tukifunktioiden tavoitteet! Ne jäävät helposti aina liiketoimintayksiköiden alle. Ja heti perään kysyttiin ryhmätyössä miltä kaikki vaikuttaa. 

Transparent, clear and focused!

Quarterly solid goals that will be valid and important also in long term perspective!

Goals seem focused and ambitious. Need to ensure we are both ambitious and realistic in terms of timeline to achieve. – Tämäkin kommentti kertoo, että tässä oli potkua! Mielestäni pitää ollakin!

Not easy to evaluate all the goals, but increases the understanding what the others are doing. Many things going on. – Tällainen pieni hetki, ja yhtäkkiä täysi läpinäkyvyys!

Good to see support functions task/goals! This needs to be seen by the whole organization. Overall goals seem good and leading to success (long/short term) 

Oli kyllä jonkinlainen riski pitää kaikki vain kahden minuutin esityksinä, mutta saatiin kovat aplodit!

Tunnusluvut
Sitten oli toimitusjohtajan vuoro kertoa lukuja ja volyymit. Volyymit olivat menneet hyvin, kannattavuudessa on parannettavaa.

Seuraavaan ryhmätyöhön asetettiin vaikeampi kysymys: Mistä löydettäisiin isot vipuvarret? Vipuvarsi on suosikkimetaforani. Kaikki aktiviteetit ovat vipuvarsia. On pieniä, keskisuuria ja isoja vipuvarsia.
Ihmiset saivat mennä tunnistamaan mitkä heidän mielestään ovat suurimmat jutut. 

Vastauksista erottautui asiakaslähtöisyys. Asiakas on strategian kärjessä niin paljon kuin olla ja voi.
Lisäksi tuli useampi kommentti sisäisistä kokouksista. Pidetään vähemmän sisäisiä kokouksia ja lyhennetään niitä. Tehdään työt yhdessä, mutta käytetään digiteknologiaa! Bisnesprosessit ja automaatiot tulevat tähän mukaan yhä voimmakkaammin. Aika makea juttu! 

Puhuttiin myös siitä, mitä voimme tehdä vähemmän? Mihin pitää käyttää enemmän aikaa?
Näitä asioita ihmiset kävivät läpi, aika makeita juttuja.

Uusi IT pomo
Seuraavaksi oli uuden IT-pomon esittäytyminen. Hän oli ryhmänsä kanssa aloittanut prosessin, jossa mietittiin asiakalähtöisesti IT:n TOP3 keskeistä strategista kysymystä. 

Ensimmäinen kysymys oli: How can IT support us to grow our business as efficiently as possible? – Ihmiset saivat arvioida janalla oliko kysymys hyvin relevantti vai ei. 

Viimeinen kysymys sai vähiten pisteitä. How could we get rid of overlapping systems? – Organisaatioissa järjestelmiä on ihan hirveästi, ja jotkut ovat päällekkäisiä. Jos ja kun tehdään yritysosto, niin uusia  järjestelmiä tulee väkisinkin mukaan. Ihmiset arvioivat kysymyksiä janalla. Kuvasta näkyy, että siivoaminen sai vähiten pisteitä, vaikka ihan ok sekin. Kannattavuus kuitenkin vaatii siivoamisen. Tällaisia kommentteja saatiin lyhyessä 5 minuutin ryhmätyössä: 

Relevant topics, just continue with those targets.

To have a good helicopter view of the IT ecosystem. Make sure that people use the same systems.

IT works well.

More coordinated view on IT-needs and priorities.

Strategiakokokuksen loppupulssi
Sitten oli loppupulssin vuoro. Kysyttiin: Minkälainen kokous? Kuva puhuu puolestaan. Pelkkää suitsutusta!

Yleensä aina joku sanoo, että tahti oli liian nopea. Sanoin alussa, että tämä nyt vain on tällaista nykyään. Pienemmällä ajalla täytyy saada enemmän aikaiseksi! – Welcome to the new normal!

Ihmettelin kuitenkin, ettei tullut yhtään kriittistä palautetta. Jollain tavalla tämä idea kahden minuutin esityksestä ja keskusteluista upposi todella hyvin! Ja se, että ihmiset aina vaihtuivat ryhmissä oli hauskaa. Moni tapasi uusia kollegoja, joiden kanssaan eivät vielä olleet jutelleet.

Teknologian hyödyntäminen näissä kokouksissa on se juju. Käytä sitä hyväksesi!

Jos olet kiinnostunut tästä aiheesta enemmän, tehdään teille samanlainen prosessi! Väitän, että tämä voi muuttaa yrityksen kulttuuria, kun nähdään mitä on mahdollista tehdä isossakin ryhmässä. Kun isket keskushermostoon, esimieskuntaan, ketterillä työtavoilla, niin johan alkaa tapahtua!

Laita strategia tulille! 🔥 

👉Jos haluat pysyä ajan tasalla uusimmista keisseistä ja ahaa-elämyksistä, liity

 Johdon VIP-listalle!

Markus Westerlund on Rdigon perustaja ja strategiakonsultti. Hän on 25 vuoden aikana fasilitoinut toistasataa strategiaprosessia, ensiksi asiakkuusstrategioita vuosina 1996-2007 Vectia Oy:n toimitusjohtajana ja vuodesta 2007 liiketoimintastrategioita Rdigossa. Corporate uransa hän on teki Nokian palveluksessa ensin tietoliikennepuolella ja sitten IT puolella Nokia/ICL Datassa. Markus on DI.

Rdigo on senioripartnerien strategia boutique. Erikoisuutena on laajasti osallistava strategiaprosessi tehokasta digifasilitointia hyödyntäen, nykyajatusten voimakas haastaminen, strategian yksinkertaistaminen ja ketterä strategian implementointi.

Rdigo

Copyright 2021 – Rdigo Oy

Kiinnostiko blogi?

Jos teema kiinnosti, niin voimme hyvin jutella hetken.  Tästä voit kätevästi varata ajan. Voin kertoa keisseistä.

Markus Westerlund