Puolet vähemmän kokouksia digillä – Yrityksen digikaksonen
Kokousten puolittaminen on yllättävä asia, mutta täysin realistinen. Saadaksesi vähemmän kokouksia tarvitset teknologian alle.
Kerron miten se tapahtuu!
Jos vanhalla toimintatavalla pitäisi saada monta ihmistä lyhentämään kokousaikaa, sehän on täysin mahdotonta. Ei edes kannata yrittää! Onko todella niin, että kokousten puolittaminen sekä kokousajan lyhentäminen on mahdollista teknologian avulla? Väitän että on. Voi olla, että kokousaika vähenee ja kokoustehokkuus nousee.
Kerron miten.
Aloitetaan siitä, miten yrityksiä johdetaan. Oikeastaan vastaus on, että yrityksiä johdetaan kokouksissa. Mitä kokouksissa tehdään? Puhutaan!
Yrityksiä johdetaan puhumalla. Koko pointti on se, että ryhmä keskustelee. Jos tätä keskustelua lähdetään lyhentämään, jääkö asioita sanomatta? Voi jäädä.
Vähennä ja lyhennä kokouksia!
Aika monessa asiantuntijaorganisaatiossa aikaa menee peräkkäisiin kokouksiin. Sitten pitäisi olla aikaa myös tehdä jotain. Mistä se aika otetaan?
Aikaa tekemiselle!
Se aika täytyy yksinkertaisesti ottaa. Aikaa ei voi pidentää, koska ihmiset eivät jaksa. Aika on siis otettava kokousajasta! Pitää alkaa karsimaan ylimääräisiä kokouksia, tai oikeastaan vähentämään niissä höpöttäminen. Millä tavalla se onnistuu?
Jos mietitään säännöllisiä kokouksia, johtoryhmän kokous on yksi niistä. Kaksi tai neljä viikkoa myöhemmin on seuraava kokous. Mitä niiden välissä tapahtuu? Yleensä vanhassa maailmassa soitetaan puhelimella, lähetetään sähköpostia ja jutellaan ihmisten kanssa käytävillä. Yritetään tehdään päätöksiä. Jos pomo tekee päätöksen yksin, moni työntekijä muuttuu happamaksi. Sen takia odotetaan seuraavaa kokousta. Odotusaika saattaa kuitenkin olla pitkä.
Vaihtoehto on tämä: Mitä jos kommunikoisimme kokousten välissä? Ei kaksistaan, vaan ryhmässä!
Tähän tulee nyt digi mukaan.
Läpinäkyvyyttä!
On täysin mahdollista saada läpinäkyvyyttä mukaan. Jos käytät Microsoft Teamsiä, ja kanava, jossa johtoryhmä on mukana, voit kommunikoida kanavassa puhumalla ja kirjoittamalla. Yritetään välttää yksityisiä kahden ihmisen välisiä keskusteluita. Jos ryhmään saataisiin läpinäkyvyys, niin kahden henkilön kirjallinen keskustelu kulkisi samalla kaikille ryhmän osapuolille. Silloin viestien lukeminen on paljon nopeampaa, kuin puhuminen. Jos läpinäkyvyys puuttuu, ei toimi!
Sekosähköpostailu vähenee
Se perustuu siihen, että kokouksia voidaan lyhentää valmistelemalla ne etukäteen. Samalla sekosähköpostailu vähenee, eli se kun eri asioiden ja aiheiden keskustelut ovat sekaisin sähköpostissa. Keskustelu on fragmentoitunut. Jos keskustelut saataisiin sähköpostin sijaan kanaviin, niiden lukemiseen on helpompi fokusoida.
Lyhennä kokouksia. Vähemmän osallistujia.
Kokousten puolittaminen ja lyhentäminen onnistuu siten, että valmistelu ja jälkityö on kanavan sisällä. Se mihin osallistujien väheneminen perustuu on se, että vanhan maailman kokouksessa oltiin tietyllä tavalla vain kuuntelemassa saadakseen tietoa. Tänä päivänä jos se tieto on siirtynyt kanavaan, ja kokouksen agenda näkyy esimerkiksi kanavan OneNotessa, pystyt lukemaan kaiken tiedon myöhemminkin. Jos asia ei valmistunut, voidaan jatkaa keskustelua kanavassa, jolloin poissaolevat osapuolet saavat myös äänensä kuuluviin.
Sain tätä kirjoittaessani pari päivää sitten kuulla, että OneNoteen on tulossa uusi, todella kova toiminto.
Sen avulla esimerkiksi kokouksen keskustelu saadaan litteroitua chattiin automaattisesti. Kaikki mitä kokouksessa puhutaan, litteroituu reaaliajassa tekstiksi. Se tarkoittaa sitä, että keskustelu dokumentoituu!
Jos et ole kokouksessa paikalla, pystyt lukemaan koko keskustelun murtoajassa siitä, mitä kokoukseen osallistuminen on kestänyt.
Voimme vähentää osallistujia, koska he voivat napata kaiken tarvitsemansa tiedon, ja antaa panoksensa kokonaisuuteen myös kokouksen jälkeen.
Tämä on mullistus! Koko analoginen kokousmaailmamme saa haastajan. Lyhyempiä kokouksia, vähemmän osallistujia, enemmän aikaa tekemiseen!
Tästä tulee aivan valtava kilpailuetu. Ongelma on tietysti siinä, että ihmiset ovat hitaita, ja ihmisten käyttäytyminen muuttuu hitaasti. Toiset kuitenkin tekevät sen nopeammin ja pärjäävät paremmin.
Olen sitä mieltä, että kannattaa olla utelias ja lähteä kokeilemaan! Laita kokousstruktuurisi kuntoon!
Silloin tapahtuu raportoituminen, eli koko kokous raportoituu automaattisesti. Kaikki tapahtuu itsestään, ei tarvitse nähdä ylimääräistä vaivaa. Sillä täytyy olla merkitys kokoustehokkuuteen!
Johtaminen myös digiin
Se tarkoittaa, hyvä ystävä, sitä että myös koko johtaminen siirtyy digiin. Fyysinen maailma jää jäljelle, mutta tehostuu. Jotkut sanovat haluavansa tavata fyysisesti, mutta emmekö itse asiassa halua olla töissä paikassa, jossa saamme paremman menestyksen itsellemme, jossa emme istu turhissa palavereissa?
Se inhimillinen kontakti on vain rasite. Tottakai haluamme tavata toisiamme, ja löydämme optimin balanssin. Sen lisäksi meillä kuitenkin on digitaalinen kaksonen.
Kaikki johtamiskokoukset löytyvät myös diginä. Kun näin tehdään, yhtäkkiä keskustelua voi avata halutessaan suuremmalle ryhmälle, jotta muutkin pääsevät niitä lukemaan. Ihmiset saavat enemmän tietoa siitä, mikä firman todellinen suuri kuva on. Näitä digikaksosia voi olla johtoryhmästä, mutta sitä ei ehkä avata kaikille. Voi kuitenkin olla kokous, joka avataan kaikille ja jossa kerrotaan myös se suuri kuva.
Olen tästä nyt todella innoissani! Olen aika varma, kun 20-30 vuoden päästä katsotaan taaksepäin, emme voi ymmärtää miten koskaan pystyimme elämään näin ns. vilttitossun katsomisella.
Tämä tulee muuttumaan ihan varmasti! Miksi? Koska sille on tarve. Ihmiset tulevat haluamaan tätä, koska he saavat mielekkäämmän työn. Less bullshit! More action! Enemmän työn tuloksia! Kumminkin tieto kulkee paljon paremmin kuin ennen.
Omena symboloi matalaa hedelmää. Matala hedelmä on se, että siirrä oma johtaminen digiaikaan, hyvä ystävä! Saat jotain aivan uutta aikaiseksi!
Ota kokousten puolittaminen ja digitaalinen kaksonen käyttöön!
Laitetaan strategia tulille! 🔥
👉 Jos haluat pysyä ajan tasalla uusimmista keisseistä ja ahaa-elämyksistä, liity Johdon VIP-listalle!
Markus Westerlund on Rdigon perustaja ja strategiakonsultti. Hän on 25 vuoden aikana fasilitoinut toistasataa strategiaprosessia, ensiksi asiakkuusstrategioita vuosina 1996-2007 Vectia Oy:n toimitusjohtajana ja vuodesta 2007 liiketoimintastrategioita Rdigossa. Corporate uransa hän teki Nokian palveluksessa ensin tietoliikennepuolella ja sitten IT puolella Nokia/ICL Datassa. Markus on DI.
Rdigo on senioripartnerien strategia boutique. Erikoisuutena on laajasti osallistava strategiaprosessi tehokasta digifasilitointia hyödyntäen, nykyajatusten voimakas haastaminen, strategian yksinkertaistaminen ja ketterä strategian implementointi.
