Robusti strategian implementointi – 6 avainasiaa

Olen äärimmäisen innostunut tämän päivän aiheesta! Puhun tänään strategian toteutuksesta – nimittäin robustista toteuttamisesta! Olemme kollegojeni kanssa keränneet yhteen kokemukset monelta hyvistä strategian implementoinneista. Nyt olen tehnyt tästä kiteytetyn esityksen.

Kuusi avainasiaa pitää olla kunnossa, jos ja kun haluaa, että strategia toteutuu robustisti!

Hyvä strategia – heikko implementointi

Kun olemme tehneet strategiaprosessin, olemme usein hyvin tyytyväisiä hyvästä lopputuloksesta. Mutta miksi usein käy niin, että strategia ei lähdekään lentoon? Syy on usein heikko implementointi. Strategia voi olla vaikka kuinka hyvä, mutta se ei riitä! Tietysti on myös mahdollista, että strategia on oikeasti heikko. Joka tapauksessa, hyvä strategia vaatii hyvän implementoinnin.

Monessa organisaatiossa ajatellaan, että meidän on osattava implementointi. Voin kertoa näin satoja strategiaprosesseja läpikäyneenä, että hyvä implementointi on taidelaji! Sitä voi tehdä paremmin tai vähemmän hyvin.

Mennään läpi robustin implementoinnin elementit.

Robusti implementointi

1. Tarvitset hyvän kokousstruktuurin, jossa säännöllisesti seuraat implementointia. 
2. Tavoitteet täytyy vastuuttaa, resursoida ja priorisoida. 
3. Ihmiset täytyy saada mukaan, eli osallistaa tavoitteiden implementointiin ja osatavoitteiden suunnitteluun.
4. Jokainen tavoite pitää purkaa tekemisiksi ja laittaa nämä työpinoon, josta ketterästi otetaan muutama asia työn alle seuraavaa sprinttiä varten. Sprintti on kalenteriaika, esimerkiksi viikko.
5. Johtamiseen tarvitaan hyvät työvälineet, ja luultavasti myös uusi parempi työväline. Tätä ei pyöritetä Excelillä eikä PowerPointilla, koska se ei vaan ole tehokasta. Tämä tehdään paremmilla työvälineillä, ja ne eivät maksa paljon!
6. Tarvitset myös investoinnin, jotta robusti implementointi toteutuu. Pitää satsata jos haluaa voittaa.

Jos yksikin näistä kuudesta pointista falskaa, EI ONNISTU!

Katsotaan jokaista pointtia nyt yksitellen.

1. Viritetty kokousstruktuuri

Useimmilla on taustalla hierarkkinen organisaatio. Sillä on paljon hyviä puolia. Nykyään kannattaa kompensoida sen heikkouksia ketterillä tiimeillä. Tarvitsemme säännölliset kokoukset implementointiin: Johtoryhmän kokouksia, alajohtoryhmien kokouksia jne. 

Kokouksen agendalla pitää säännöllisesti olla strategian implementointi. Näin voit seurata tavoitteiden toteutumista. Kun huomataan, että suunnitelma on valmistunut, otetaan seuraava suunnitelma tilalle tai parannetaan edellistä. Ajatus siitä, että mikään suunnitelma ei ole kiveen hakattu, on erittäin tärkeää, siitä syntyy ketteryys!

Johtamiskokousten johtopäätökset pitää jakaa ihmisille. Nykyään muistiinpanot voivat raportoitua automaattisesti. Johtoryhmän asioiden jakaminen on kyllä monessa kulttuurissa aikamoinen shokki. Siinä piilee suuri mahdollisuus robustiin implementointiin. Jos tehdään dokumentaatiota, niin avataan se muille ja kerrotaan siitä myös verbaalisesti. Tätä voi tehdä Microsoft Teamsissä todella tehokkaasti.

Strategiaa tulee katselmoida ja päivittää kvartaaleittain. Ei tietenkään uusita strategiaa kokoa ajan, mutta kun toteutus etenee, tulee myös tarve reivata suunnitelmia. Markkina ja kilpailutilanne muuttuvat koko ajan.

Ajatus, että mennään vuosisuunnitelmasta kvartaaliin on todella voimakas!

2. Resursointi ja ajoitus

Strategiset tavoitteet pitää usein purkaa osatavoitteiksi, koska strategiset tavoitteet ovat ylä-tason tavoitteita. Osatavoitteille tarvitaan vastuuhenkilöt ja tiimit toteuttamaan niitä. Silloin joudutaan priorisoimaan. Voidaan tehdä Tiekartta, josta katsotaan mitä tehdään ensimmäisessä vaiheessa.
Tarvitaan myös kunnianhimoinen tavoiteaika, milloin tavoite pitää olla saavutettu. Deadline on kova juttu! Se antaa ihmisille vauhtia. 

“What would the world be like without the last minute?”

Työkuorma on kova haaste. Avainhenkilöiden pitäisi olla mukana kaikessa, ja kaikilla ihmisillä on kuitenkin jo kädet täynnä. Huonohan on se johtaja, joka ei täytä alaistensa päivää! Kun tulee uusia tavoitteita, mitä tehdään vanhoille? Joudutaan priorisoimaan ja vapauttamaan aikaa, jotta avainhenkilöiden työkuorma ei lähde hanskasta. Työkuorman tasaaminen on tärkeää. Sen takia työkuorma kannattaa visualisoida, jotta nähdään kuinka paljon työtä on kenelläkin. 

Jos tätä ei tehdä, mitään ei tule valmiiksi!

3. Innostus tekemiseen

Innostusta tarvitaan! Ihmiset pitää ottaa mukaan suunnitteluun. Me puhumme kovasti sen puolesta, että mahdollisimman monta otetaan mukaan jo strategian suunnittelussa. Kyllä he osaavat ymmärtää, vaikka ovat operatiivisia ihmisiä! Itse asiassa, mottonihan on: 

“Pää pilvissä, mutta tosi pitkät jalat!”

Kun ihmiset pääsevät katsomaan tätä asiaa pilvistä ns. helikopteri-perspektiivistä, niin johan alkaa ymmärrys nousemaan! Silloin motivaatio nousee.

Kun ihmiset mukaan myös osa-tavoitteiden suunnitteluun, syntyy omistajuutta, mielekkyyttä! Se energia kun vapautuu, se on todella rahanarvoista kamaa! 

Anna ihmisille vastuuta ja myös valtaa toteuttaa, ettei kaikkia päätöksiä tarvitse viedä yläkertaan. Päätös tehdään siellä, missä tieto on, lähellä asiakasrajapintaa.

Johtajalle on myös tärkeää nostaa kunnianhimoa, eli venyttää tavoitteita, osatavoitteita ja aikataulua. Jos laitetaan liian kovia tavoitteita, ihmiset demotivoituvat. Jos laitetaan liian löysät tavoitteet, ei synny kasvua. Delikaatti balanssi! Se on taitolaji. Johtaja, jolla ei ole kunnianhimoa, hänen organisaationsa ei menesty. Nosta kunnianhimoa! Kunnianhimo on vähän sama asia kuin kunto. Kunnon nostamista voi aina jatkaa. 

Lisää kunnianhimoa ja nopeutta aikatauluun!

4. Tavoitteiden suunnittelu

Rakenna työpinot kaikille tavoitteille, ja suunnittele ne viikossa tai max kahdessa viikossa! Suunnitelmat tehdään nopeasti, ja tässä ulkopuolinen resurssi on usein todella hyvä olla. Suunnitelmista tulee samanlaisia, ja ulkopuolinen henkilö pystyy haastamaan sitä suunnitelmaa paremmin. Saat paremmat suunnitelmat ja nopeasti! 

Tavoitteita pitää tietenkin priorisoida. Ketteryys tarkoittaa sitä, että tehdään viikoittaisia sprinttejä. Pitää olla selvä ja dokumentoitutyöpino. Sieltä valitaan tekemiset, jotka toteutetaan seuraavassa sprintissä. Sprintti ei ole koskaan myöhässä, koska se on kalenteriaika! Sprintin jälkeen pidetään kokous, jossa katsotaan mitä valmistui, ja mitä otetaan seuraavaksi työn alle. Jos jokin asia ei valmistunut, se laitetaan takaisin pinoon ja otetaan seuraavalle sprintille jatkokäsittelyyn. 

Tämä on sitä kuuluissaa ketterää johtamista ja tavoitteiden suunnittelua!

5. Johtamisen välineet

Jotta tämä koko homma onnistuu, tarvitset johtamisen välineet! Sinun täytyy pystyä näkemään strategian implementointi visuaalisesti! Siihen pitää käyttää hyvää johtamisen välinettä, digitaulua. Itse suosimme tähän Trelloa, joka ei maksa mitään peruskäytössä. Jos haluaa ammattiversion, mikä tietysti kannattaa pidemmän päälle, maksaa myös hyvin vähän.

Käytä hyvää johtamisen välinettä. Idea tässä on se, että se on kaikille läpinäkyvää ja suunnitelmaa, eli digitaulua, voidaan editoida samanaikaisesti. Eihän kukaan Exceliä editoi samanaikaisesti. Siinä mielessä Excel on enempi yksilön väline. PowerPointtia on myös todella hidasta tehdä vaikkakin lopputulos on näyttävä. Mutta powerpointtia ei porukalla editoida. Hienon powerpointin tekemiseen menee ikuisuus. Digitaulun editointi on montaa monta kertaa nopeampaa.

Nyt tulee se magiikka! Digitauluun täytyy laittaa viritetty seurannan struktuuri. Tässä laatuerot ovat suuret!

Olemme jo viisi vuotta käyttäneet apunamme digitaulua, ja kehittäneet struktuuria jatkuvasti. Se, että visualisoit seurannan struktuurin tälle taululle on äärimmäisen kova juttu. Jos tätä harjoittelee ammatikseen, niin kyllä keissit opettavat. Minulla itselläni on jo tehtynä tuhat taulua asiakkaidemme kanssa. Aina opin pieniä viilauksia! “The devil is in the details!”

Visualisoimme työn etenemisen liikennevaloilla. Emme vie ihmisiä kursseille, vaan opimme nämä systeemit aina tekemällä. Pienin askelein! Näin saamme välineen käyttöön todella nopeasti implementointia varten.

Tämä asia on kulmakivi!

6. Järjestä rahoitus

Viimeinen pointti on järjestää rahoitus implementoinnille. Hyvin usein on niin, että jos ulkopuolinen ostetaan fasilitoimaan strategiaa, johdon ajatus on päästä hänestä eroon mahdollisimman nopeasti. Ottakaa se ulkopuolinen vielä mukaan fasilitoimaan! Muutos tarvitsee investoinnin. Saat niin paljon enemmän irti nopeammin! Takaisinmaksuaika on ihailtavan lyhyt, kun se tulee sekä lisätuloista että kustannustehokkuudesta.

Toteutusta pitää siksi priorisoida budjetissa. Alussahan rahaa implementointiin ei välttämättä ole edes ymmärretty budjetoida, koska budjetti on tehty aikaisemmin. Mielestäni toimitusjohtajan kannattaa ottaa vastuu kokonaisuudesta, eikä lähteä ripottelemaan rahaa yksiköille. Sillä saa valtavan määrän pikkupäätöksiä, ja se hidastaa prosessia hirmuisesti. Ensimmäisenä vuonna otetaan investointi kokonaisuudesta. Kyse ei ole hirveän suurista rahoista suhteessa hyötyyn. 

Siinä olivat kaikki pointit!

Ota siis käyttöön kaikki kuusi avainasiaa! Älä unohda yhtäkään. Olen tästä aidosti innostunut, tällä tavalla peli voitetaan! Kova juttu.

Laita strategia tulille! 🔥

👉Jos haluat pysyä ajan tasalla uusimmista keisseistä ja ahaa-elämyksistä, liity Johdon VIP-listalle!

Markus Westerlund on Rdigon perustaja ja strategiakonsultti. Hän on 25 vuoden aikana fasilitoinut toistasataa strategiaprosessia, ensiksi asiakkuusstrategioita vuosina 1996-2007 Vectia Oy:n toimitusjohtajana ja vuodesta 2007 liiketoimintastrategioita Rdigossa. Corporate uransa hän on teki Nokian palveluksessa ensin tietoliikennepuolella ja sitten IT puolella Nokia/ICL Datassa. Markus on DI.

Rdigo on senioripartnerien strategia boutique. Erikoisuutena on laajasti osallistava strategiaprosessi tehokasta digifasilitointia hyödyntäen, nykyajatusten voimakas haastaminen, strategian yksinkertaistaminen ja ketterä strategian implementointi.

Rdigo

Copyright 2021 – Rdigo Oy

Kiinnostiko blogi?

Jos teema kiinnosti, niin voimme hyvin jutella hetken.  Tästä voit kätevästi varata ajan. Voin kertoa keisseistä.

Markus Westerlund