Läpinäkyvyyttä johtamiseen
Terveisiä täältä Porvoon saaristosta! Tällä kertaa haluan puhua siitä, miten saadaan läpinäkyvyyttä johtamiseen. Läpinäkyvyyden puuttuminen ei tiedä hyvää strategialle. Minulla on meneillään erittäin mielenkiintoinen tehtävä: Autan erästä yritystä tehostamaan johtamista teknologian avulla. Katsotaan pointti!
Ensinnäkin, johtaminen tapahtuu tiimeissä ja kokouksissa. Siellä puhutaan, sovitaan, ja katselmoidaan haasteet ja numerot. Tieto on silloin läsnä. Siksi vanhassa maailmassa on todella hienoa päästä mukaan näihin kokouksiin, jotta saa sen tiedon: Osallistumisella voit vaikuttaa! Kokouksen jälkeen kaikki tieto täytyy jollain tavalla dokumentoida, eikö niin? Kokouksessa on agenda, ja sinne sovitaan toimenpiteitä, jotka pitäisi myös muistaa. Tehdään siis jonkin näköinen kirjaus.
Nyt onkin kysymys: Miksi tätä tietoa ei jaeta? Voisiko sen jakaa pienellä vaivalla, ja saada läpinäkyvyyttä johtamiseen? – Vastaus on: TOTTAKAI! Se vaatii vain tietyn ajattelutavan muutoksen.
Säännölliset kokoukset
Jos katsotaan firmoja, valtaosassa niistä on edelleen hierarkinen organisaatio. Tämän hierarkian koko pointti on se, että esimies kerää omat alaisensa kokoukseen. (Nämä sanat ovat kauheita. Esimies: Edellä oleva mieshenkilö. Kelle, mistä suunnasta?) Tietynlainen koutsi kerää oman porukkansa, ja sen kanssa hän fokusoi tärkeimpään. Pitää siis olla säännöllisiä tiimin kokouksia.
Miten johtamiskokoukset rakennetaan? Sovitaan kokousfrekvenssit, agendat, KPI:t ja mittarit. Yhdessä niitä kutsutaan johtamisjärjestelmäksi tai johtamismalliksi. Näitä on olemassa joka yrityksiä, koska johtamista tarvitaan. Laskimme kerran yhden keissin aikana, monellako eri kokousfoorumilla ihmiset keskustelevat. Niitä oli 114! Se oli tosin vähän isompi yritys neljässä eri maassa. Mutta 114 eri foorumia! Miten nämä ovat synkassa? Miten johtaa niitä, että syntyy synergia. Oli kehitetty jokaiselle kokoukselle chartteri, jossa luki agendat, mittarit, osallistujat, frekvenssit, jne.
Mutta, miten saisit tiedon leviämään helpommin ja paljon tehokkaammin, läpinäkyvästi? Se on se kysymys, koska AINA valitetaan sitä, ettei tieto kulje.
Tieto ei kulje
Aina kun tehdään henkilöstökysely, nousee esiin sama aihe: Tieto ei kulje. Minkä takia ihmiset eivät sitten kuljeta sitä tietoa? Koska se vie niin paljon aikaa! Jos minun pitää koko ajan raportoida tekemisiäni, se kestää yhtä kauan kuin se tekeminen. Pystyn näin tekemään töitä vain puolet, eihän siitä tule mitään.
Ei ihmiset ilkeyttään hannaile tietoa!
Nyt meillä on mahdollisuus jakaa tätä tietoa ihan toisella tavalla, teknologia ansioista! Ah, mikä siunaus! Teknologia vie maailmaa kohti parempaa, se on oikeastaan meidän pelastuksemme!
On niitä, jotka kokevat tiedon jakamisen jopa vaaralliseksi. Silloin aina sanon, ei kannata olla tyhmä ja jakaa sellaista tietoa, jota ei pidä jakaa.
Ei tietenkään jaeta luottamuksellista tietoa.
Ei tietenkään jaeta herkkää tietoa.
Mutta, tämä tieto ei saa estää sitä, että valtaosa kaikesta tiedosta on hyödyllistä!
Hyödyllinen tieto
Miksi emme käyttäisi teknologiaa siihen että tehdään muistiinpanoja kuten ennen, mutta avataan se muistiinpano muille, jotta ihmiset voivat lukea sitä mitä tarvitsevat työssään? Se ei poista tiedottamisen tarvetta. Ihmiset odottavat myös, että tieto kaadetaan heidän korvista sisään. Mutta, tämä mahdollistaa sen, että voit käydä katsomassa muistiinpanoja ja lukea mitä sieltä löytyy, jos se on työllesi tärkeää. Ei oteta sitä mahdollisuutta pois, vaan tarjotaan se kaikille! Valtaosa tiedosta on hyödyllistä, ei kaikille, mutta juuri tietylle yksilölle! Voit myös olla varma siitä, ettei kukaan lue sellaista materiaalia, joka ei ole itselle relevanttista tietoa. Miksi kukaan sellaista jaksaisi lukea?
Pelko kurkkailusta
Alitajuisesti tiimin vetäjä voi myös hieman aristaa, että joku voi kurkata ja nähdä mitä meillä tehdään.
Onko se kuitenkaan ongelma? Siinä mielessä toki, jos on huono itsetunto. Come on! Ei se ole vaarallista. Olettehan te kuitenkin parhaimmat asiantuntijat teidän työhön, ei kukaan siihen voi tulla väliin.
Hyvin moni ihminen keksii kuitenkin, että jos tämä auttaa heitä saavuttamaan tavoitteensa ja saamaan kiitosta työstään, niin onhan se todella helppoa. Avataan ne tiedostot sitten! He, keille tieto on relevanttia, ovat tottakai kiinnostuneita! He voivat siten soveltaa sitä tietoa omaan työhön, ja silloin heidän koutsinsa ei tarvitse kertoa kaikkea tietoa, koska se kaikki on jo luettavissa. Se on nopein tapa seurata! Ei estetä hyödyllistä tietoa leviämästä!
Oma kanava kokoukselle
Jokainen säännöllinen kokous tarvitsee oman kanavansa, jossa kokous ja sen haasteet, muistiinpanot yms. käydään läpi. Kohta saamme käyttöömme myös automaattisen keskustelun litteroinnin, jolloin ei edes tarvitse kirjoittaa muistiinpanoja. Toisaalta, kaikkea puhuttua tietoa ei välttämättä haluta kirjata.
Joku nopea voi kiteyttää ja kirjoittaa muistiinpanot suoraan digitaaliselle taululle. Ei niin, että otetaan esiin kynä ja paperi, ja jälkeenpäin kirjataan muistiinpanot. Ei, vaan muistiinpanot suoraan kanavaan!
Jos näin toimitaan, kanava voidaan tehdä läpinäkyväksi niille ihmisille, jotka tarvitsevat sitä! Silloin syntyy automaattinen raportoituminen, sana, jonka keksin jo monta vuotta sitten. Loistava ilmiö! Näin läpinäkyvyyttä saadaan johtamiseen.
Raportoituminen!
Tieto raportoituu! Voidaan koko ajan mennä eteenpäin, eikä tarvitse raportoida. Eikö olisi fantastista?
Ei enää PowerPoint raportteja, suoraan vaan tuosta noin muistiinpanot keskustelusta! PowerPoint raportointi on hidas ja siinä rakentamisessa menee paljon aikaa. Ainoastaan, kun tarvitaan todella kauniita raportteja asiakkaille tai sijoittajille, silloin tietenkin ppt on hyvä.
Teams johtamiseen
Pointti on se, että otetaan tämä ihana alusta ja niin voimakas väline, Teams, käyttöön! Teams on ekosysteemi. Teamsin kautta pystyy käyttämään kaikkia softia. Se ei suinkaan siis ole pelkästään kokousjärjestelmä tai tiedostojen latausjärjestelmä.
Voit edetä seuraavalle luokalle ja ottaa Teamsin mukaan johtamiseen. Aivan fantastinen juttu! Silloin strategia implementoituu johtamisen kautta!
Saat strategian tulille! 🔥
Markus Westerlund on Rdigon perustaja ja strategiakonsultti. Hän on 25 vuoden aikana fasilitoinut toistasataa strategiaprosessia, ensiksi asiakkuusstrategioita vuosina 1996-2007 Vectia Oy:n toimitusjohtajana ja vuodesta 2007 liiketoimintastrategioita Rdigossa. Corporate uransa hän teki Nokian palveluksessa ensin tietoliikennepuolella ja sitten IT puolella Nokia/ICL Datassa. Markus on DI.
Rdigo on senioripartnerien strategia boutique. Erikoisuutena on laajasti osallistava strategiaprosessi tehokasta digifasilitointia hyödyntäen, nykyajatusten voimakas haastaminen, strategian yksinkertaistaminen ja ketterä strategian implementointi.
