Viisinkertainen kokoustehokkuus

Tänään aion paljastaa miten viisinkertaistat kokoustehokkuutesi! Vuosien saatossa olemme onnistuneet saavuttamaan tämän tehokkuuden ja paljastan miten se tehdään.

Jos mietitään kokousten ajankäyttöä, on dramaattista kuinka paljon aikaa niihin menee. Moni sanoo, että kyllä me jatkossakin käytämme niihin paljon aikaa, mutta voitaisiinko saada tehokkuutta lisää? Tietenkin!
Millä tavalla se tehtäisiin?

Olemme pakostakin löytäneet etäkokouksen taian: Voimme jakaa videoita ja puhua netin kautta keskenämme. Vallitseva tilanne on pakottanut meidät löytämään tämän mahdollisuuden ja samalla koko yhteiskunta on tehnyt digihypyn. Siitä olen aidosti iloinen. 

Rdigossa aloimme jo vuonna 2016 käyttää pääsääntöisesti digikokouksia. Löysimme tavan saada poweria etäkokouksiin, takaisin ei ole ollut paluuta! Se on aika jännää. Jopa asiakas oli sitä mieltä, ettei pidetä fyysistä kokousta, koska etänä on paljon tehokkaampaa. Omat kokoukseni ovat 80-90 prosenttisesti olleet digikokouksia läpi vuosien.

No, mikä on se asia mikä tekee etäkokouksesta paremman? Valtava määrä ihmisiä sanoo, että tapaaminen on hienompi asia. Tottakai se on inhimillisesti parempi, mutta jos miettii inhimillisyyden ja bisneksen yhtälöä, niin mikä on liiketoiminnan ja työn tehokkuus? Saanko sanoa: Tämä HAKKAA fyysiset kokoukset menneen tullen. 

Etä on hauska sana. Etäällä mistä? Kotoolta käsin katsottuna on lähikokous. Riippuu täysin mistä päin katsot. Katsotko minun kannaltani? Työntekijän ja asiantuntijan kannalta? Etäkokous on työpaikalle menemistä. Näkökulma vaikuttaa siis voimakkaasti on etää vai lähiä. 

Ainoa mikä on ruvennut minua nyppimään on ihmisten arkuus laittaa video päälle. Selityksiä löytyy, tukka ei ole suorassa, tekniikka ei toimi, keittiö on niin sekaisin taustalla. Plääh! Nyt voi vaihtaa taustankin. Ajatella jos olisimme yhtä epäkohteliaita fyysiseen palaveriin mennessä. Laitamme kaikille muille mustat silmälaput, jotteivat näkisi minua. Ei oo kovin kohteliasta ei. Esiin sieltä!

Toinen asia minkä kaikki on oppinut on näytön jakaminen. Powerpoint jaetaan ja muiden kasvovideot ovat vieressä. Järjeselmiä millä tämä tehdään on monia: Microsoftin Teams on alkanut leviämään nopeasti, kuten myös Zoom. Itse käytän Zoomia sen takia, että siinä on pari ylivoimaista piirrettä. Ensinnäkin se on paljon nopeampi, mutta siinä myös pystyy ottamaan satoja osallistujia mukaan. Lisäksi Zoomissa voi jakautua ryhmiin ja Teamsiin on tullut sama ominaisuus. 

Jo se, yksi jakaa näyttönsä ja esitelmöi samalla kun muut voivat kommentoida, on valtava digiloikka. Mutta nyt visualisoin mikä se ongelma on.

Kokouksen aikana on paljon hiljaisia ihmisiä, jotka eivät halua kilpailla air-timesta. Näiden ihmisten ajatukset eivät tule esiin. Se voi olla ujoutta tai sitä, ettei halua kilpailla yhden puheliaan kanssa. Meitä on introvertteja ja ekstrovertteja, ja kuitenkin sillä, joka on hiljaa, saattaa olla se paras idea. Kun saadaan kaikki ilmaisemaan ajatuksensa, alkaa tehokkuus nousta. Tästä kerronkin seuraavaksi.

“The 5x Magic!” Voimme ottaa käyttöön yhteisen kirjoitusalustan! Väitetään, että ryhmän tehokkuus nousee paljon heti kun sillä on yhteinen pinta, jota kaikki voivat editoida. Meillähän on aina tämä auditiivinen pinta, sitähän voi kaikki editoida. Siinä ei kuitenkaan ajatukset tallennu, ja vain yksi voi puhua kerrallaan. Jos sinulla on ilmoitustaulu, niin kaikki voivat kirjoittaa siihen samanaikaisesti. Tehokkuus moninkertaistuu, ja kun on oikein taitava niin pääsee yhdellä kokouksella viisinkertaiseen tehokkuuteen. 

Tässä näet nyt digikokouksen pointin. Minulla on ollut yhdellä kertaa yli 150 ihmistä workshopissa, ja voin jakaa heidät 50:een huoneeseen. Sitten laitan ryhmän kirjoittamaan yhteiselle kirjoituspinnalle.
Silloin yhtäkkiä alkaa tapahtumaan.

Videokuvan lisäksi käytän Trello-taulua.

Meillä on aina kokousta varten oma taulu, ja siinä agenda menee vasemmalta oikealle. Kun tulen uutena organisaatioon pidän aina alussa oman alustukseni. Kaikki näkevät näytöltä missä mennään, kokouksen avauksen ja lopuksi wrap-upin. Pyydän aina kirjoitettuja pulssikommentteja, miten pärjäsimme ja mitkä ovat seuraavat askeleet. Taululla on agendan aiheet sarakkaiessa. Jokaisen kohdalla aktivoin osallistujat ja pyydän heiltä pulssikommentit. Kokouksen lopuksi he kirjoittavat minkälainen kokous oli ja mitä he oppivat.
Tästä työskentelytavasta olen tehnyt myös kurssin, johon voi ottaa kymmeniä mukaan.

Eri aiheissa ihmiset kannattaa aktivoida eri tavoi. Voi pyytää yksilökommentteja,  yksilötehtäviä, tai ryhmätehtäviä, tai voi antaa ihmiset brainstormata. Voi peukuttaa omia suosikkeja. Kaikki nämä yhdessä ovat kettinkiä.
Ja kun kokous on päättynyt, niin kaikki on dokumentoitu. 

Vanha tapa on istua neukkarissa ja laittaa post-it lappuja seinälle: Seinästä tulee värikäs, mutta kukaan ei näe tekstiä kaukaa, eikä käsialastakaan saa selvää. Kun kokous loppuu, joku rullaa sen ruskean paperin kasaan ja kaksi päivää myöhemmin saat sen puhtaaksikirjoitettuna. Siitä ei tule yhtään mittään, tosi hidasta.

Digitaalisen kirjoitustaulun avulla kaikki hoituu kertaheitolla: Laput on heti kirjoitettu puhtaaksi, niitä voi klikata auki ja takapuolella voi keskustella aiheesta. Jokainen voi yhtaikaa kommentoida lapun tekstiä. Ja kaikki mielipiteet kerääntyy yhteen automatic. Tällaisen välineen avulla kokoustehokkuus saadaan nousuun.

Pyydän usein ihmisiä myös vastaamaan yhdellä sanalla eri kysymyksiin, esim. “Minkälainen strategiakokous tänään?” Tietyllä softalla saamme sadat vastaukset kiteytettyä sanapilveksi, josta helposti näkee, mitkä tuntemukset nousevat esiin. Aika tehokasta! Lisäksi tämä toimintatapa ei saastuta liikenteessä, kun ei tarvitse ajaa autolla kokoukseen. Aikaa säästyy. Kokoukset netissä alkavat myös jostain syystä täsmällisemmin, eivätkä ihmiset niin paljoa myöhästele.

Tässä on esimerkki strategiaprosessistamme ja sen digitauluista. Otamme henkilöstön mukaan alkuun, keskivaiheella ja lopussa. Sitten työstämme työpajoissa vapaaehtoisten kanssa, ja jokaisella kokouksella on oma digitaulu. Siinä on agenda, ja taulut ovat avoinna kaikille. Siten niitä pystyy katsomaan myös jälkikäteen, jos haluaa kerrata, tai jos ei päässyt paikalle. Jos opit tämän fasilitoinnin, niin voit saada siitä hurjan tehokkuuden! Hommat valmistuvat nopeammin, laatu myös paranee, kun ehditään iteroida useamman kerrran. Voimme saada paljon enemmän aikaiseksi. 

Tämä toimintapa on hyvä palkanmaksukyvyn jatkumisen kannalta! Yritys lähtee kasvuun, kun se on tehokas ja saa ajatuksensa kehittymään nopeasti asiakkaiden iloksi!

Ensi kertaan!